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如何提高医院行政职能部门的工作绩效?

发布时间:2017-11-27 09:52

【绩效策略】如何提高医院行政职能部门的工作绩效?

职能部门提供的服务质量的高低,主要由临床、医技部门和其他接受服务的内部客户的满意度来决定,通过内部客户对其工作行为的测评,反映行政职能部门为临床医疗部门提供服务、支持和监控的成果,是反映职能部门工作业绩的重要组成部分。

医院行政职能部门是医院上下信息传递和人、财、物的保障部门,为医疗工作提供专门职能指导、执行监控和服务支持,属服务性的部门。职能机构组织得合理,工作有效率,才能形成一个畅达、高效、有力的行政业务指挥系统,推动医院管理工作的前进,医院行政职能部门服务质量的高低、工作绩效的优劣,直接影响到医院的内部运作,为保障医院医疗工作的正常运转和医院的可持续发展,必须提高医院行政职能部门的工作绩效。

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医院行政职能部门存在的普遍问题

1.1 对行政职能部门的重要性缺乏共性认识。

很多人对医院职能部门没有一个正确的认识,常认为只是花钱的部门,对于这些部门在医疗机构中承担的重要职能没有得到关注,直接影响行政人员的工作积极性

1.2 机构设置欠合理。

医院职能管理科室的设置,应该以精干有力,减少层次,提高效能,有利于医疗,有利于病人为原则。但很多医院存在着重复设置,职能交叉,人浮于事,导致职能混乱含糊,工作互相推诿,工作效率低下的现象。

1.3 人员素质参差不齐。

医院行政人员的构成较复杂,大多出身于医疗卫生技术人员,具有管理专业学历者较少,在专业、学历、知识和年龄结构上欠合理。工作中缺乏科学性思维和创新意识,无法满足现代医院管理的要求。

1.4 忽视对行政管理人员的继续教育。

当前医院对行政人员的培养力度远远不如卫生技术人员,学习形式单一,内容单调,且与实际工作的关联性不大,学习与医院管理相关的新理念、新知识、新技术要求迫切。

1.5 没有建立有效的考核机制。

职能部门提供的服务质量的高低,主要由临床、医技部门和其他接受服务的内部客户的满意度来决定,通过内部客户对其工作行为的测评,反映行政职能部门为临床医疗部门提供服务、支持和监控的成果,是反映职能部门工作业绩的重要组成部分。但目前对于缺乏数量化业绩指标的行政服务部门的绩效评价,难以寻找一种有效的评价工具进行考核。

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对如何提高医院行政职能部门工作绩效的一些建议

2.1 正确认识医院行政部门的重要职能。

医院行政职能部门履行管理职能,医院管理的职能由计划、组织、控制与协调、指导与教育、发展与提高五个方面组成,医院各行政职能部门在院长的直接领导下各司其职,为医院管理工作提供参谋和协助,并为业务部门服务,各部门横向联系,形成系统功能。医院领导要重视行政职能部门的价值,行政人员也要有正确劳动价值观。从某种意义上说,医院每个职工都很重要,医生、护士不能少,必要的行政、后勤供应也不能少,每个岗位都有自己的特点,个别一线人员对行政科室的工作不以为然,认为这些工作清闲、简单,每个人都能胜任,导致临床工作人员对他们的不满意,而行政人员也不主动与其沟通,设法让别人更多的了解工作的特殊性。因此,要与临床保持良好的沟通和理解,必要的交流可促进工作中的良好合作。

2.2 合理设置机构。

对职能相近相似的行政科室实行合并,对设置不合理、工作量不饱和的科室予以撤销,后勤服务项目逐步社会化,增设符合业务发展需要,提高管理效能的机构。如我院在人事聘用制度改革过程中,将总务科、基建办、保卫科合并为后勤管理科,将维修班、水电班等班级合并为后勤保障班,将饭堂、洗衣、清洁等工作实行了社会化服务,通过调整,能减少人、财、物的浪费现象,充分发挥员工的积极性,各司其职,能力合作,推进医院发展。

2.3 牢固树立服务意识。

为什么一线人员对行政人员的工作不以为然或不满意呢?这与行政部门提供的服务质量密切相关。个别行政人员因自身素质不高,平时对自己的要求不严,因此工作状态不是很好,让人感觉脸难看,话难听,事难办,导致一线人员的不信任加深。因此,行政部门工作人员要摆正位置,对个人角色要有正确的答复,不能有高人一等、老大爷姿态,相反的,要强化服务意识,端正态度,要善于换位思考,想一线所想,急一线所急。加强与一线的沟通,变被动服务为主动服务,将管理职能寓于服务之中,讲效率,重质量,为一线排忧解难。各职能科室之间建立良好的沟通合作,相互协调,建立医院办公自动化局域网络的连接,提高行政办事效率,涉及两个以上科室的任务,要负责任、讲风格。

2.4 加强继续教育。

医院应重视行政人员的继续教育,并制订培训计划和考核制度,培训形式多样化,通过继续教育,可普及行政人员现代医院管理知识并满足个性发展的要求,培养高层次医院管理人才,重视对行政人员创新思维和能力的培养。针对不同岗位、职位及不同工作性质行政人员的不同需求,在教育模式和内容上灵活机动,因人而异。如针对全体行政人员开展基本医院管理理念、理论和技能的培训,如卫生政策、医院文化、医院管理心理学、计算机应用等,可通过岗位轮转来提高综合行政工作能力。针对岗位培训提高某一岗位专业知识和技能,如人事岗位培训、财务岗位培训等。还可以选派骨干外出进修,参加医院管理研讨会,通过学习新理论、经验和管理技术,加强管理的实践能力和课题的研究能力。开展医院管理学继续教育可改善行政人员知识和技能方面的状况,使医院管理发展的速度与医疗技术发展相适应。

2.5 建立有效的绩效评价机制。

行政职能科室作为医院的中层部门,既是执行部门,同时也是服务的提供者,不同层面的业绩评价结果反映工作的不同状况,执行工作成果由上级主管进行工作考评,服务状况由接受服务的内部客户进行测评。为提高行政部门的工作绩效,应制订考核制度进行监控和提高。首先对医院行政职能部门的工作职能进行全面的分析,依据医院组织机构设置或部分分工现状进行职能的确定,让医院各行政职能部门员工对本部门的工作范围、内容有清晰了解,每个员工对自己的岗位工作任务和后果责任有明确的认识,要求有工作计划,工作目标以及工作总结,自下而上形成系统的目标管理,提高员工工作责任感。定期发放服务质量意见表,一方面可检查职能部门的服务质量,另一方面由相关职能部门、一线部门对相应的职能部门提出工作建议和意见,做到双向监督,互相提高。

2.6 建立医院行政人员职称体系,提高行政人员工作积极性目前尚未完善医院行政管理人员职称体系,在医院职能部门中,每个职能部门担任科级干部的只有1~2人,其余工作人员或拿行政工资或拿专业技术工资。

部分行政人员可晋升会计、经济、工程系列,但也有相当一部分人员没有其他系列晋升,可能到退休也只能享受科员待遇,工作没盼头,严重打击这部分人员的积极性。所以应认真对待行政人员的职业发展规划,建立独立的卫生管理岗位和职称系列,建立完善配套政策,加强职业化卫生管理队伍建设,建立健全任职资格准入制度、分级任职制度。提高行政人员的待遇,增加职业安全感。


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